Różnice między zgłoszeniami wewnętrznymi a zewnętrznymi. Ochrona danych osobowych sygnalisty. Jak właściwie je procedować? Jak prowadzić dokumentację? Jak interpretować przepisy?

Pomimo obowiązywania ustawy o ochronie sygnalistów, interpretacja jej poszczególnych zapisów nadal budzi wiele wątpliwości i niejasności, w szczególności tych dotyczących zgłoszeń wewnętrznych oraz zewnętrznych, czy samej ochrony sygnalisty. W celu właściwej realizacji tego obowiązku, ugruntowania wiedzy oraz wyjaśnienia kwestii problematycznych, proponujemy Państwu uczestnictwo w szkoleniu, podczas którego prowadząca:

• Wskaże różnice pomiędzy zgłoszeniem wewnętrznym a zewnętrznym.
• Omówi postępowanie w sprawie rozpatrywania zgłoszeń zewnętrznych i wewnętrznych w kontekście różnych, możliwych scenariuszy.
• Przypomni, jakie obowiązki na gruncie zgłoszeń zewnętrznych mają organy administracji publicznej.
• Wyjaśni, jak procedować zgłoszenia, jak właściwie prowadzić dokumentację.

Zajęcia poprowadzi radca prawny, która od wielu lat przeprowadza szkolenia dla administracji publicznej, także w zakresie regulacji z obszaru prawa pracy, ochrony danych osobowych, czy procedur dotyczących ustawy o ochronie sygnalistów, doskonale znająca specyfikę jsfp, świadcząca wsparcie prawne jst, ceniona za jasny sposób przekazywania wiedzy, uzyskująca bardzo dobre oceny od uczestników.

• Uzupełnienie, uporządkowanie informacji z zakresu przepisów unijnej dyrektywy o ochronie sygnalistów, wdrożonych do polskiego porządku prawnego w kontekście właściwego rozpoznawania zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych poprzez analizę przypadku.
• Omówienie problemów interpretacyjnych, wynikających ze stosowania przepisów ustawy o ochronie sygnalistów.
• Zwrócenie uwagi na obowiązki organów jst w zakresie przyjmowania zgłoszeń oraz ochrony sygnalisty.
• Wskazanie:
o Jak postąpić, kiedy wpłynie zgłoszenie wewnętrzne i zewnętrzne?
o Kiedy zgłoszenia trzeba je przekazać do procedowania? W jakich sytuacjach można od tego odstąpić?
o Kto powinien być uprawniony do przyjmowania zgłoszeń? Jakie kwalifikacje i jaką wiedzę muszą posiadać takie osoby?
o W jakiej sytuacji możemy odstąpić od przyjęcia zgłoszenia? 
o Jak wszcząć postępowanie wyjaśniające?
o Jak ustalić właściwość organu?
o Jak rozpatrywać skargi w kontekście zgłoszeń zewnętrznych?
o Czy i w jaki sposób możemy przekazać zgłoszenie jednostce podległej? 
o Jakie informacje należy zamieścić na BIP-ie?
o Jakie obowiązki informacyjne spoczywają na organach administracji publicznej w związku z ustawą o  sygnalistach?
o Jak sformułować zapisy o zapewnieniu środków ochrony prawnej i procedur, służących ochronie sygnalisty?
o Jak postąpić w przypadku naruszenia danych osobowych sygnalisty?
o Czy zgłoszenia wewnętrzne i zewnętrzne może przyjmować i rozpatrywać usługodawca zewnętrzny?
o Jeśli pracownik szkoły zgłosi naruszenie do gminy, a gmina ustali, że właściwa do rozpatrzenia sprawy jest szkoła (bo posiada procedurę wewnętrzną), to kto powinien je procedować – gmina czy szkoła?
o Czy działaniem następczym będzie decyzja o skierowaniu sprawy do postępowania kontrolnego?
o Co należy zrobić, jeśli nie jesteśmy w stanie ustalić właściwego organu do rozpatrzenia zgłoszenia?
o Czy, jeżeli zgłoszenia dokona nowy sygnalista, ale w tym samym zakresie, który już znamy, to też korzysta on z ochrony?
o Czy jeżeli pod zgłoszeniem dot. jednej sprawy, podpisze się dziesięciu pracowników, czy są na równi chronieni?
o Czy organ publiczny chroni sygnalistę "zewnętrznego", poza ochroną tożsamości i ew. wydaniem zaświadczenia, czy i ktoś powinien monitorować jego sytuację?
o Czy poufna porada może być udzielona w ramach nieodpłatnej pomocy prawnej?
o Kto uznaje czy dane działania są działaniami odwetowymi powiązanymi ze zgłoszeniem?
o Co w kwestii ochrony sygnalisty powinien zrobić organ?
• Zdobycie cennych wskazówek, jak wprowadzić procedurę zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych w kontekście ochrony danych osobowych sygnalisty, wskazanie wątpliwości i nieprawidłowości w zakresie tematyki zajęć.
 

1. Zgłoszenia sygnalistów – analiza różnic między procedurami wewnętrznymi i zewnętrznymi
2. Kluczowe różnice w praktycznym zastosowaniu obu procedur.
3. Obowiązki jednostek samorządu terytorialnego w zakresie zgłoszeń zewnętrznych:
• Jak ustalić, czy dana jednostka musi wdrożyć procedurę zgłoszeń zewnętrznych i wewnętrznych? 
• Jak interpretować pojęcie organu?
4. Sygnalista w kontekście zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych. Rola i status sygnalisty w różnych procedurach.
5. Kanały zgłoszeniowe i ochrona danych - porównanie przy zgłoszeniach zewnętrznych i wewnętrznych:
• Środki bezpieczeństwa.
• Zasady ochrony danych osobowych w procesie zgłaszania naruszeń.
6. Osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń.
7. Porównanie wymagań wobec osób obsługujących zgłoszenia wewnętrzne i zewnętrzne.
8. Procedura rozpatrywania zgłoszeń – etapy i różnice:
• Przyjmowanie zgłoszenia.
• Wstępna analiza i weryfikacja.
• Przekazanie do odpowiedniego organu.
• Możliwość odstąpienia od dalszego postępowania.
• Informowanie sygnalisty o statusie sprawy.
• Postępowanie wyjaśniające.
• Podejmowanie działań następczych.
• Przekazanie informacji zwrotnej sygnaliście.
• Zgłoszenie w trybie skargowym (art. 227 k.p.a.) a procedura zgłoszenia zewnętrznego.
• Ustalanie właściwego organu do rozpatrzenia sprawy.
• Sytuacje, w których działania następcze nie są podejmowane.
• Dostarczanie dodatkowych informacji przez sygnalistę.
• Przekazanie zgłoszenia do jednostki podległej lub nadzorowanej.
9. Wydawanie zaświadczeń – tryb i procedura
10. Rejestracja i retencja danych dotyczących zgłoszeń. Zasady prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych.
11. Sprawozdawczość i okresowe przeglądy procedur.
12. Publikowanie informacji o procedurach zgłoszeniowych w BIP.
13. Możliwość skorzystania z poufnej porady prawnej.
14. Ochrona sygnalisty:
• Zasady ochrony.
• Czas trwania i konsekwencje prawne.
15. Sankcje karne związane z nieprzestrzeganiem przepisów dotyczących zgłoszeń.
16. Dyskusja i wymiana doświadczeń..
 

Kadra zarządzająca w jsfp, w tym kierownicy i pracownicy jednostek samorządu terytorialnego i ich jednostek podległych, spółek komunalnych, wszystkie osoby odpowiedzialne za wdrażanie i utrzymanie procedur organizacyjno – prawnych w jednostce, w tym za wdrożenie dyrektywy o ochronie sygnalistów, inspektorzy ochrony danych osobowych, audytorzy i kontrolerzy zewnętrzni.

Radca prawny, ekspert z zakresu prawa administracyjnego, prawa pracy oraz przepisów prawnych dotyczących k.p.a. i e-doręczeń, postępowania administracyjnego, ochrony danych osobowych, procedury rozpatrywania skarg i wniosków, udostępniania danych, dostępu do informacji publicznej, zapewniania dostępności, realizacji zadań własnych i zleconych jst. Doświadczona trenerka, prowadząca od kilkunastu lat szkolenia, podnoszące kwalifikacje pracowników administracji publicznej. Autorka komentarzy i opinii prawnych, wysoko oceniana za fachowość i jasność przekazu przez uczestników szkoleń.