Normatywy kancelaryjno-archiwalne dla państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych

Każda (nawet najmniejsza) państwowa lub samorządowa jednostka organizacyjna ustawą zobowiązana jest posiadać i stosować instrukcję kancelaryjną, archiwalną oraz wykaz akt. Zapraszamy Państwa na szkolenie, podczas którego omówimy całokształt zagadnień związanych z tworzeniem i wdrożeniem normatywów kancelaryjno-archiwalnych w jednostce organizacyjnej. Przeanalizujemy proces tworzenia i nowelizacji przepisów kancelaryjno-archiwalnych, ze szczególnym uwzględnieniem Jednolitych Rzeczowych Wykazów Akt i gromadzenia dokumentacji zgodnie z nimi. Przekazywane na szkoleniu treści poparte zostaną licznymi przykładami, uczestniczy będę mogli przeanalizować casusy tematyczne.

• Potwierdzenie aktualności przepisów kancelaryjno-archiwalnych dla własnej jednostki organizacyjnej.
• Zdobycie wiedzy w zakresie zasadności i warunków korekty wykazu akt i obiegu dokumentacji w podmiocie.
• Poznanie obowiązujących standardów archiwów państwowych z 2021 r. dla wykazów akt.
• Wymiana doświadczeń w zakresie praktycznego stosowania prawa archiwalnego.

1. Podmioty zobowiązane prawnie do posiadania normatywów kancelaryjno-archiwalnych.
2. Rodzaje normatywów kancelaryjno-archiwalnych i inne regulacje wewnętrzne dotyczące zarządzania dokumentacją w jednostce organizacyjnej.
3. Różnice w przepisach odnoście archiwów zakładowych i składnic akt.
4. Przedmiot i zakres instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej. Prezentacja wzorów i omówienie możliwości ich wykorzystania.
5. Kluczowe elementy obiegu dokumentacji i ich interpretacja w instrukcji kancelaryjnej.
6. Jak stworzyć „dobry” wykaz akt dla jednostki organizacyjnej (jednolite i strukturalne wykazy akt). Standard archiwów państwowych z 2021 r.
7. Załączniki do instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej, czyli problem prawidłowych formularzy i druków.
8. Procedura zatwierdzania i uzgadniania treści normatywów z archiwami państwowymi.
9. Wdrażanie procedur kancelaryjno-archiwalnych w jednostkach organizacyjnych (osoby odpowiedzialne, kluczowe procedury i punkty zwrotne).
10. Jednolity rzeczowy wykaz akt podstawą klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji analogowej i elektronicznej.
11. Potrzeba nowelizacji wykazów akt od 2018 r. w związku z RODO, nowymi przepisami  odnośnie dokumentacji pracowniczej oraz zmianami kwalifikacji archiwalnej NDAP np. dla projektów unijnych, PPK, dostępności+, umów.
12. Znakowanie i opis dokumentacji zgodnie z instrukcją kancelaryjną i jednolitym rzeczowym wykazem akt.
13. Zasady archiwizacji dokumentacji. Zakres i przedmiot instrukcji archiwalnej.
14. Ewidencja dokumentacji (spisy spraw, spisy zdawczo-odbiorcze, spis dokumentacji do brakowania) w oparciu o normatywy kancelaryjno-archiwalne.
15. Identyfikacja ryzyk związanych z zarządzaniem dokumentacją i jej prowadzeniem w oparciu o przepisy i praktykę kancelaryjno-archiwalną.
16. Dyskusja.
 

Szkolenie skierowane jest bezpośrednio do osób odpowiedzialnych za dokumentację w podmiotach prowadzących archiwa zakładowe i składnice akt w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.