Kurs: Kancelaryjno - Archiwalny II stopnia

Kurs jest przeznaczony dla osób, które posiadają ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia lub posiadają, co najmniej 5-letni udokumentowany staż w prowadzeniu archiwum zakładowego w podmiocie.

Kurs ma formę warsztatów. Wymaga od uczestników chęci zaangażowania się w indywidualną pracę z dokumentacją.

Ze względu na warsztaty on-line część zajęć będzie realizowana przy użyciu elektronicznych formularzy.

Organizator wyśle uczestnikom przed kursem komplet materiałów do indywidualnej pracy (dokumentacja do porządkowania oraz formularze środków ewidencyjnych: spisów zdawczo-odbiorczych, spisów na brakowanie oraz wnioski na brakowanie, wykaz spisów zdawczo-odbiorczych).

Organizator zapewnia uczestnikom artykuły biurowe niezbędne do prac archiwizacyjnych: 2 teczki aktowe wiązane jako obwoluty na akta porządkowane na kursie, ołówek z gumką, pisak czarny, karteczki samoprzylepne.

DZIEŃ 1

Wykład:

1. Regulacje w zakresie prowadzenia dokumentacji w polskim i unijnym porządku prawnym. Przypomnienie wiadomości.
2. Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji (rozbudowa wykazów akt, selekcja archiwalna i wartościowanie dokumentacji).
3. Opis jednostki inwentarzowej (specyficzne rodzaje dokumentacji: koperty dowodowe osób zmarłych, teczki pracownicze, projekty UE, dokumentacja techniczna, umowy, itp.)
4. Ewidencja dokumentacji (elementy spisów zdawczo-odbiorczych, weryfikacja kwalifikacji archiwalnej, uzupełnianie danych w ewidencji).

DZIEŃ 2

Wykład oraz ćwiczenia wykonywane on line i na bieżąco sprawdzane i omawiane w trakcie dnia szkoleniowego:

1. Zespoły archiwalne i ich klasyfikacja. Ustalanie przynależności zespołowej, zasada pertynencji terytorialnej i przynależności zespołowej. Definiowanie dokumentacji własnej, odziedziczonej i zdeponowanej w podmiocie.
2. Wprowadzenie do pracy z dokumentacją, omówienie zasad porządkowania. Studia wstępne nad zespołem.

DZIEŃ 3

Praca z rzeczywista dokumentacją – samodzielna praca uczestników z asystą wykładowcy i możliwością konsultacji:

1. Opracowanie dokumentacji w pierwotnym stanie wytworzenia. Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych.
2. Porządkowanie dokumentacji aktowej – etapy prac archiwizacyjnych: segregacja dokumentacji, kwalifikacja archiwalna, systematyzacja dokumentacji. Uzupełnianie opisów, inwentaryzacja i nadawanie dokumentacji sygnatury archiwalnej.

DZIEŃ 4

Praca z rzeczywistą dokumentacją – weryfikacja efektów pracy:

1. Porządkowanie dokumentacji aktowej – etapy prac archiwizacyjnych: uzupełnianie opisów, inwentaryzacja i nadawanie dokumentacji sygnatury archiwalnej.
2. Ewidencja dokumentacji zakończonej (tworzenie spisów zdawczo-odbiorczych dla dokumentacji).
3. Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
4. Nadsyłanie sporządzonej przez kursantów ewidencji w formie elektronicznych formularzy. Weryfikacja efektów pracy przez prowadzącą i indywidualna ocena/konsultacje archiwalne.
5. Podsumowanie pracy.

• Zapoznanie uczestników z obowiązującymi trendami w zarządzaniu dokumentacją,
• Realizacja zapisów Instrukcji archiwalnej w zakresie obowiązku stałego podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników odpowiedzialnych za archiwa zakładowe,
• Ugruntowanie wiedzy teoretycznej poprzez wykonywanie ćwiczeń i pogłębienie praktycznej wiedzy poprzez pracę na rzeczywistej dokumentacji podmiotu wybranej jednostki organizacyjnej (wykonując archiwizację dokumentacji aktowej),
• Wymiana doświadczeń w zakresie praktycznego stosowania znowelizowanej Ustawy archiwalnej i rozporządzeń wykonawczych,
• Możliwość konsultacji sposobu archiwizacji dokumentacji własnej jednostki.

Kurs jest kierowany przede wszystkim do archiwistów zakładowych lub osób nadzorujących pracę archiwistów prowadzących archiwa zakładowe lub składnice akt w samorządowych lub państwowych jednostkach organizacyjnych.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją, doktor nauk humanistycznych z zakresu historii najnowszej i archiwistyki, biegły sądowy, pracowała w administracji państwowej, prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o czasookresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.