Dlaczego warto i jak wdrażać EZD, aby nie sparaliżować pracy urzędu, zelektronizować i zoptymalizować czynności kancelaryjne i archiwalne

Coraz więcej urzędów, które do tej pory prowadziły akta w postaci papierowej, decyduje się na uruchomienie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją. To dobry kierunek umożliwiający awans cyfrowy jednostek, poprawę ergonomii pracy, optymalizację procesów wewnętrznych, a także pomoc w realizacji obowiązku doręczeń elektronicznych poprzez integrację i automatyzację obsługi przesyłek wpływających i wychodzących w postaci elektronicznej.
W związku z powyższym zapraszamy do udziału w szkoleniu, podczas którego wyjaśnimy korzyści wynikające z wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w jednostce i pomożemy przygotować się do jego wdrożenia, tak aby zelektronizować i zoptymalizować czynności kancelaryjne. Zajęcia poprowadzą ekspertki z Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, który stworzył system do elektronicznego zarządzania dokumentacją zwany EZD PUW.

• Wskazanie wymiernych korzyści, jakie dla podmiotu niesie stosowanie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją.
• Wskazanie różnic miedzy papierowym (tradycyjnym), a elektronicznym sposobem zarządzania dokumentacją.
• Przedstawienie tych elementów, na które należy zwrócić szczególną uwagę w procesie wdrażania w podmiocie systemu EZD.
• Zapoznanie uczestników z najważniejszymi aspektami zarządzania składami chronologicznymi, jako niezbędnego elementu przy wdrożeniu systemu EZD.
• Przedstawienie różnic między archiwizacją dokumentacji elektronicznej i papierowej.

I część: Podstawy prawne i prace przygotowawcze do wdrożenia EZD.  
1. Dlaczego warto wdrażać system EZD?
2. Otoczenie prawne EZD.
3. Jak przygotować jednostkę do wdrożenia EZD i integracji z platformą Doręczeń Elektronicznych?
a. Powołanie zespołu wdrożeniowego.
b. Wybór systemu teleinformatycznego.
c. Metodyka i etapy wdrożenia EZD w podmiocie.
d. Normatywy wewnętrzne.
e. Konfiguracja sytemu i integracja z innymi aplikacjami.
4. Wykonywanie czynności kancelaryjnych w systemie EZD.
a. Obsługa korespondencji wpływającej i wychodzącej w EZD (poczta tradycyjna, ePUAP, eDoręczenia, mail informatyczne nośniki danych).
b. Dekretacja i rozdzielanie przesyłek.
c. Zakładanie i prowadzenie spraw elektronicznych.
d. Kompletowanie akt spraw w EZD.
e. Wykorzystanie systemu EZD w zakresie wsparcia prowadzenia wyjątków tj. spraw w postaci papierowej
5. Dobre praktyki z przeprowadzonych wdrożeń

II część: Zarządzanie dokumentacją w składach chronologicznych i przekazanie dokumentacji elektronicznej oraz dokumentacji ze składów chronologicznych do archiwum zakładowego w EZD. 
1. Tworzenie składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych – wymagania prawne i wymagania dla systemu teleinformatycznego klasy EZD. 
a. Lokalizacje składów.
b. Zbiory składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych. 
2. Bieżąca obsługa składów chronologicznych i składu informatycznych nośników danych. 
a. Rejestracja dokumentów w składzie.
b. Wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych.
3. Przekazywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych na stan archiwum zakładowego.
4. Na czym polega archiwizacja dokumentacji elektronicznej. 
5. Różnice w archiwizacji dokumentacji elektronicznej i papierowej.
6. Na czym polega brakowanie dokumentacji elektronicznej. 
 

Kierownicy podmiotów wdrażających system EZD, osoby odpowiedzialne za procedury obiegu dokumentacji w podmiotach publicznych, osoby koordynujące wdrażanie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów, osoby z komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za organizacje pracy w podmiotach publicznych, archiwiści, informatycy.

Trener 1 – zastępca dyrektora Oddziału NASK w Białymstoku, kierownik oddziału Obsługi i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych oraz Szkoleń w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. Posiada długoletnie doświadczenie w zakresie wdrażania i stosowania przepisów kancelaryjnych w podmiotach publicznych. Uczestnik zespołu roboczego przygotowującego przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Od wielu lat wdraża system EZD PUW w podmiotach publicznych i  prowadzi szkolenia z zakresu elektronicznego zarządzania dokumentacji w podmiotach publicznych.

Trener 2 – wieloletni pracownik Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego. Posiada długoletnie doświadczenie w zakresie wdrażania i stosowania przepisów kancelaryjnych w podmiotach publicznych. Uczestnik zespołu roboczego przygotowującego przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Od wielu lat wdraża system EZD PUW w podmiotach publicznych i prowadzi szkolenia z zakresu elektronicznego zarządzania dokumentacji w podmiotach publicznych.