Lubelskie Forum Sekretarzy: KSeF w JST – na co zwrócić uwagę. Zmiany w ustalaniu stażu pracy i jawność wynagrodzeń od 2026 r.

Szanowni Państwo,
Sekretarze Gmin, Miast i Powiatów woj. lubelskiego
Członkowie i Członkinie Lubelskiego Forum Sekretarzy

Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego, Regionalny Ośrodek w Lublinie
oraz Zarząd Forum Sekretarzy Województwa Lubelskiego
zaprasza na Jubileuszowe spotkanie w dniu 9 grudnia br. do Hotelu IBIS Styles Lublin w godz. 8:30-15:00

Ramowy program spotkania:

8:00-8:30 - kawa powitalna i rejestracja
8:30-10:00 - KSeF w JST – na co zwrócić uwagę – wskazówki od strony praktycznej - Grzegorz Hunicz i Mariusz Skwarzyński, Urząd Miasta Lublin
10:00-11:00 - spotkanie poświęcone X-leciu działalności Forum Sekretarzy Województwa Lubelskiego
11:00-14:30 - Zmiany w ustalaniu stażu pracy i jawność wynagrodzeń od 2026 r. - Magdalena Olech, ekspert FRDL, spotkanie online
14:30-.... podsumowanie spotkania, lunch

Forum Sekretarzy Województwa Lubelskiego działa przy FRDL im. Jerzego Regulskiego Regionalnym Ośrodku w Lublinie od 10 lat. Działalność Forum została odnowiona 15 listopada 2015r. po kilkuletniej przerwie, a początki Forum sięgają lat 2000. Forum skupia Sekretarzy powiatów, miast i gmin województwa lubelskiego.

Pracami Forum kieruje 6 osobowy Zarząd, wybierany przez Walne Zgromadzenie Członków FSWL. Krajowa Rada Forów Sekretarzy, działająca przy Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego działa od 2018 roku i składa się z przedstawicieli 13-tu województw działających przy Ośrodkach Regionalnych Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej oraz z Klubu Sekretarzy województwa wielkopolskiego.

Więcej informacji na stronie: https://frdl.lublin.pl/fora/forum-sekretarzy/forum-sekretarzy-i-krajowa-rada/lubelskie-forum-sekretarzy

Deklaracja członkowska w załączeniu dostępna na stronie: https://frdl.lublin.pl/fora/forum-sekretarzy/dolacz-do-forum-2

Zapraszamy wszystkich zainteresowanych Sekretarzy do stałej współpracy w ramach Forum!
Forum jest wyjątkową płaszczyzną współpracy Sekretarzy samorządów Lubelszczyzny, w tym na poziomie krajowym dzięki funkcjonowaniu Krajowej Rady Forów Sekretarzy, działającej przy FRDL.

KSeF w JST – na co zwrócić uwagę – wskazówki od strony praktycznej

Formalny obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przez jednostki samorządu terytorialnego (JST) zaczyna się 1 kwietnia 2026 r., w praktyce nie można czekać do tej daty. Od 1 lutego 2026 r. JST będą musiały być gotowe do odbioru faktur zakupowych poprzez KSeF. To oznacza, że systemy finansowo-księgowe, procedury i kompetencje muszą być gotowe dwa miesiące przed Prima Aprilis, aby uniknąć chaosu w rozliczeniach, opóźnień w płatnościach i ryzyka naruszenia dyscypliny finansów publicznych. 
Jeśli JST nie będzie gotowa na ich odbiór, wówczas:
• ryzykuje opóźnieniami w płatnościach i utratą terminów umownych,
• wystąpi brak możliwości prawidłowego ujęcia wydatków w księgach,
• narazi się na potencjalne naruszenie dyscypliny finansów publicznych,
• spowoduje dodatkowe obciążenie administracyjne związane z ręcznym pobieraniem faktur z systemu KSeF.
Warto podkreślić, że odbiór faktur to proces krytyczny – bez niego nie można realizować płatności ani zamykać okresów rozliczeniowych. Dlatego przygotowanie musi obejmować nie tylko integrację systemów, ale też procedury operacyjne i szkolenia.
Podczas spotkania z ekspertami UM Lublin przypomnimy o najważniejszych wyzwaniach, które czekają na samorządy w związku z wdrożeniem KSeF, a także porozmawiamy od strony praktycznej w danym zakresie nadchodzących zmian.

Zmiany w ustalaniu stażu pracy i jawność wynagrodzeń od 2026 r.

I. Zmiany w naliczaniu stażu pracy od 2026 r. – nowe obowiązki pracodawców i niezbędna dokumentacja 

A. Podstawy prawne i wejście w życie zmian
1. Termin wejścia w życie przepisów ustawy a nowe obowiązki pracodawców:
• Wprowadzenie do ratio legis (celu regulacji).
• Od kiedy pracodawcy będą zobowiązani do stosowania nowych przepisów? – Precyzyjne określenie daty (1 stycznia 2026 r.) 
• Kluczowe zmiany w definicji stażu pracy i stażu zakładowego.

2. Zmiany w uwzględnianiu różnych form zatrudnienia w stażu pracy i stażu zakładowym od 2026 r. Porównanie zasad dotychczasowych i nowych.
3. Wpływ wprowadzanych zmian na uprawnienia pracownicze od 2026 r.
• Katalog uprawnień zależnych od stażu (np. dodatki stażowe, nagrody jubileuszowe, wymiar urlopu, okres wypowiedzenia).
• Zasady przejściowe dla pracowników już zatrudnionych.

B. Nowe formy zatrudnienia i inne okresy wliczane do stażu
4. Formy zatrudnienia na umowach cywilnoprawnych uwzględniane w stażu pracy od 2026 r.
• Czy tylko praca na umowach zlecenia będzie wliczana do stażu? – Analiza przepisów w kontekście umów zlecenia i innych umów cywilnoprawnych.
• Warunki zaliczenia (np. odprowadzanie składek).

5. Zaliczanie do stażu pracy okresów:
• Prowadzenia działalności gospodarczej od 2026 r. – Wymagana dokumentacja i warunki.
• Współpracy: Kto według ustawy jest osobą współpracującą? Okres sprawowania przez osobę współpracującą osobistej opieki nad dzieckiem a staż pracy.

6. Zaliczanie do stażu pracy innych okresów:
• Okresów zatrudnienia za granicą – Wymagane dokumenty i procedury weryfikacji.
• Członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kółek rolniczych oraz okresy skierowania skazanego do pracy.
• Zmiany w zaliczaniu do okresów zatrudnienia okresów służby (np. wojskowej, policji, straży granicznej).

C. Konsekwencje i dostosowanie 
7. Dokumentowanie stażu pracy według nowych zasad.
• Katalog dokumentów, które pracownik musi dostarczyć.
• Obowiązki pracodawcy w zakresie gromadzenia i przechowywania dokumentacji.

8. Nowe zasady ustalania stażu a uprawnienia pracowników od 2026 r. – Podsumowanie wpływu.
9. Wpływ nowych przepisów na prowadzenie rekrutacji na wolne stanowiska pracy.
• Konieczność weryfikacji całego dotychczasowego stażu pracy na etapie rekrutacji.
• Zasady informowania kandydatów.

10. Nowe przepisy a możliwość zgłaszania przez pracowników roszczeń pracowniczych do 3 lat wstecz.
• Ryzyko roszczeń związanych z błędnym naliczaniem stażu przed wejściem w życie zmian.
• Jak minimalizować ryzyko prawne.

11. Wpływ zmian przepisów w Kodeksie Pracy na dokumentację wewnątrzzakładową. Analiza koniecznych zmian w regulaminach pracy, regulaminach wynagradzania i innych wewnętrznych aktach prawnych.

II. Jawność wynagrodzeń i luka płacowa – jak wdrożyć nowe obowiązki i uniknąć kar 

D. Wdrożenie dyrektywy płacowej (jawność wynagrodzeń)
12. Jawność wynagrodzeń w świetle nowych przepisów – etap prac legislacyjnych – założenia polskie-go projektu. 
• Kluczowe wymogi Dyrektywy UE dotyczące przejrzystości wynagrodzeń.
• Obowiązki pracodawców na etapie rekrutacji (udostępnianie widełek płacowych).
• Prawo pracownika do informacji o średnim wynagrodzeniu na stanowiskach o tej samej wartości.

Sekretarze Gmin, Miast i Powiatów woj. lubelskiego, dyrektorzy, kierownicy i pracownicy działów organizacyjno-sadrowych, osoby zajmujący się KSeF

KSeF w JST – na co zwrócić uwagę – wskazówki od strony praktycznej

Eksperci prowadzący na co dzień pracują w Urzędzie Miasta Lublin.
Głównym ekspertem będzie Grzegorz Hunicz, Dyrektor Wydziału Informatyki i Telekomunikacji w Urzędzie Miasta Lublin, pełnomocnik Prezydenta Miasta do spraw Transformacji Cyfrowej, pełnomocnik Rektora Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego do spraw IT. Absolwent Politechniki Śląskiej, ukończone liczne studia podyplomowe i szkolenia, związany ze środowiskiem naukowym jako doradca oraz wykładowca. Od 20 lat związany z rynkiem teleinformatycznym. Zaangażowany w rozległe projekty integracyjne dla podmiotów komercyjnych oraz instytucji publicznych. Wcześniej związany z rynkiem telekomunikacyjnym oraz ISP. Ekspert w dziedzinie standaryzacji technologii i procesów w informatyce. Specjalista z zakresu audytu systemów informatycznych, zarządzania projektami oraz bezpieczeństwa teleinformatycznego. Pomysłodawca oraz szef miejskiej szerokopasmowej sieci szkieletowej w Lublinie. Lider wielu projektów teleinformatycznych, architekt systemów bezpieczeństwa, szef komitetu sterującego Lubelskiej Biblioteki Wirtualnej, inspirator i realizator projektu integracji systemów w lubelskiej oświacie. Twórca Centrów Kompetencji Cyfrowych, aktywny uczestnik działań strategicznych z zakresu transformacji cyfrowej w korporacjach samorządowych.
Ekspert wspierający: Marcin Skwarzyńki, Główny analityk systemów teleinformatycznych Urzędu Miasta Lublin, Główny Analityk Systemów Teleinformatycznych/Wydział IT 

Zmiany w ustalaniu stażu pracy i jawność wynagrodzeń od 2026 r.

Prowadząca: Magdalena Olech, ekspertka samorządowego prawa pracy, Ekspertka Fundacji Rozwoju De-mokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego. Prawniczka, która specjalizuje się w problematyce zatrudniania osób fizycznych, zbiorowym prawie pracy oraz pragmatykach urzędniczych. Przez 17 lat była pracownikiem Państwowej Inspekcji Pracy. W trakcie pracy w Okręgowym Inspektoracie Pracy w Katowicach przygotowała ponad 600 opinii prawnych, które w zdecydowanej większości odnosiła się do nietypowych stanów faktycznych. Reprezentowała również Państwową Inspekcję Pracy przed sądami administracyjnymi. W działalności kontrolnej koncentrowała się natomiast na problematyce czasu pracy oraz naliczenia i wypłaty wynagrodzeń oraz współpracy pomiędzy pracodawcą a związkami zawodowymi. Osobiste zainteresowania zawodo-we koncentruje wokół samorządowego i urzędniczego prawa pracy, jak również zakładowej działalności socjalnej. Prowadzi szkolenia, warsztaty i konferencje, w tym m.in. w ramach Kongresu Sekretarzy, Forów Sekretarzy, Forów Pracowników Kadr, które to Fora działają w całej Polsce przy Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego. Przez wiele lat współpracowała z Polskim Centrum Kadrowo-Płacowym, w ramach którego działał również Ośrodek Szkoleniowy Administracji Publicznej. W działalności szkoleniowej zwraca uwagę przede wszystkim na praktyczny wymiar stosowania przepisów prawa, co umożliwia jej wypracowanie optymalnych form przekazu wiedzy. Korzystając z wieloletnich doświadczeń zawodowych związanych ze stosowaniem przepisów prawa pracy, prowadzi działalność gospodarczą, w ramach której prowadzi szkolenia, oferuje audyty, specjalistyczne doradztwo oraz udziela pomocy prawnej w innych for-mach.