Inwentaryzacja w jednostkach sektora finansów publicznych: minimum teorii, maksimum praktyki, wiele przykładów

Podczas zajęć zostaną:

• Omówione metody inwentaryzacji, sposób organizacji, przebieg, zasady dokumentowania oraz ustalania wyników i różnic inwentaryzacyjnych. Prowadzący podzieli się swoim ponad dwudziestoletnim doświadczeniem w pracy przy inwentaryzacji. Precyzyjnie wskaże metody, terminy i częstotliwość inwentaryzacji wszystkich składników aktywów i pasywów. 
• Zaprezentowane najczęściej popełniane błędy w procesie inwentaryzacji oraz podane wskazówki, jak ich uniknąć. Poruszone zostaną istotne zagadnienia budzące wątpliwości i sprawiające trudności tj. inwentaryzacja: środków trwałych niskocennych, gruntów, budynków, budowli, dróg, wartości niematerialnych i prawnych, wyposażenia w szkołach i przedszkolach, składników użyczonych, środków trwałych użytkowanych przez OSP, sald zerowych i opiewających na drobne kwoty, kwestie odpowiedzialności za inwentaryzację, organizacja i przebieg inwentaryzacji w jednostkach objętych wspólną obsługą, inwentaryzacja zdawczo-odbiorca w przypadku zmiany na stanowisku kierownika jednostki, w szczególności w placówce oświatowej.
• Przedstawione wady i zalety nowoczesnych narzędzi inwentaryzacji - tzw. kodów kreskowych. Prowadzący podpowie, jak w praktyce wykorzystać w spisie z natury środków trwałych Stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów oraz postanowienia KSR nr 11 „Środki trwałe”.

• Przygotowanie merytoryczne do prawidłowego, rzetelnego i zgodnego z prawem przeprowadzenia inwentaryzacji.
• Uzyskanie praktycznych wskazówek, jak skutecznie i szybko wykryć nieprawidłowości w inwentaryzacji, szczególnie w spisie z natury.
• Otrzymanie obszernych materiałów, w tym m. in. instrukcji inwentaryzacyjnej wraz ze wzorami dokumentów, sporządzanych w procesie inwentaryzacji, wzoru porozumienia w sprawie inwentaryzacji jednostki obsługującej z jednostkami objętymi wspólną obsługą oraz wzoru zarządzenia dla organów wykonawczych w sprawie określenia zasad i sposobu dokumentowania inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej w przypadku zmiany na stanowisku kierownika jednostki organizacyjnej, w szczególności w placówkach oświatowych.
• Poznanie odpowiedzi między innymi na następujące pytania:
  • Czym jest środek trwały?
  • Jak tworzyć obiekty inwentarzowe i nadawać numery obiektom inwentarzowym?
  • Czy spis z natury trzeba zawsze przeprowadzać w IV kwartale roku do 15 stycznia?
  • Czy inwentaryzację metodą spisu z natury musimy zakończyć do 15 stycznia?
  • Czy do 15 stycznia mamy wysłać potwierdzenie salda, czy otrzymać odpowiedź?
  • Do kiedy możemy przeprowadzać inwentaryzację metodą weryfikacji z dokumentacją?
  • Dlaczego weryfikacji z dokumentacją nie przeprowadzamy do 15 stycznia?
  • Jaką metodą i kiedy przeprowadzamy inwentaryzację wartości niematerialnych i prawnych?
  • Czy inwentaryzacja ma wpływ na prawidłowość sporządzenia bilansu?
  • Jak inwentaryzujemy drogi?
  • Jak inwentaryzować mienie użytkowane przez osp?
  • Do kiedy trzeba rozliczyć różnice inwentaryzacyjne?
  • Jak prawidłowo przeprowadzić likwidację środków trwałych?
  • Jak ustalać wartość początkową poszczególnych obiektów inwentarzowych (gruntu, budynku i budowli), gdy w akcie notarialnym podana jest cena nabycia całej nieruchomości?
  • Czy grunty musimy inwentaryzować co roku? Co to jest teren strzeżony?
  • Czy w latach, w których nie przypada inwentaryzacja czteroletnia środki trwałe inwentaryzujemy metodą weryfikacji z dokumentacją?
  • Kiedy dostęp do środka trwałego jest znacznie utrudniony?
  • Jak inwentaryzować tablety przekazane radnym i sołtysom?
  • Kto przeprowadza spis z natury w jednostkach obsługiwanych?
  • Jak inwentaryzować udziały w spółce gminnej?
  • Kiedy przeprowadzenie spisu z natury jest z przyczyn uzasadnionych niemożliwe?
  • Czy arkusze spisu z natury są drukami ścisłego zarachowania?
  • Jak inwentaryzować podręczniki zakupione z dotacji oraz sprzęt informatyczny użyczony uczniom?
  • Jak inwentaryzować oświetlenie uliczne?
  • Czy warto rezygnować z tradycyjnej techniki spisu z natury na rzecz narzędzi informatycznych?
  • Jakie nieprawidłowości w inwentaryzacji mogą skutkować odpowiedzialnością za naruszenie dyscypliny finansów publicznych i co zrobić, by ich uniknąć?

1. Pojęcie, metody i rodzaje inwentaryzacji.
2. Cele kontroli zarządczej.
3. Kto odpowiada za przeprowadzenie inwentaryzacji w jednostce sektora finansów publicznych – kierownik jednostki, główny księgowy, a może ktoś inny?
4. Obowiązki kierownika jednostki, głównego księgowego, przewodniczącego i członków komisji inwentaryzacyjnej.
5. Środki trwałe – wybrane problemy: definicja środka trwałego, budynku, zespoły komputerowe, część składowa, dodatkowa i peryferyjna środka trwałego, środki trwałe niskocenne, grunty.
6. Tworzenie obiektów inwentarzowych, nadawanie i znakowanie obiektów inwentarzowych numerami inwentarzowymi.
7. Inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza – jak ją sprawnie przeprowadzić?
8. Inwentaryzacja w drodze spisu z natury: rodzaje aktywów, podlegających spisowi z natury. Co to jest teren strzeżony? Jak często i w jakim terminie należy przeprowadzić spis z natury? Właściwe przygotowanie się do inwentaryzacji – wskazówki praktyczne, spis z natury „krok po kroku”, spis z natury metodą tradycyjną, czy z wykorzystaniem narzędzi informatycznych – wady i zalety, arkusz spisu z natury, rodzaje różnic inwentaryzacyjnych, ewidencja księgowa różnic inwentaryzacyjnych, prawidłowa likwidacja środków trwałych.
9. Jak poradzić sobie ze spisem z natury, jeśli księga inwentarzowa jest niekompletna, a środki trwałe nie są oznakowane numerami inwentarzowymi? Wskazówki praktyczne.
10. Kiedy mamy do czynienia ze środkami trwałymi, do których dostęp jest znacznie utrudniony lub których spisanie z przyczyn uzasadnionych jest niemożliwe?
11. Jak uniknąć nieprawidłowości w inwentaryzacji?
12. Jak uniknąć odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych w jednostkach kontrolowanych przez RIO?
13. Organizacja, przebieg i rozliczanie inwentaryzacji w jednostkach objętych wspólną obsługą (CUW). Kto formalnie zarządza inwentaryzację i kto za nią odpowiada – kierownik jednostki obsługującej, czy kierownik jednostki obsługiwanej?
14. Inwentaryzacja środków pieniężnych w kasie.
15. Inwentaryzacja w drodze uzyskania potwierdzenia stanu aktywów: rodzaje aktywów podlegających potwierdzeniu, potwierdzenie stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych. Czy do 15 stycznia mamy wysłać druk potwierdzenia salda należności, czy otrzymać zwrotną odpowiedź kontrahenta? Przebieg inwentaryzacji. Formularz potwierdzenia stanu należności. Co, jeśli kontrahent nie potwierdzi stanu należności? Czy inwentaryzować tzw. „salda zerowe”? Czy inwentaryzować salda opiewające na drobne kwoty? Przyczyny rozbieżności między stanami księgowymi należności. Inwentaryzacja powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów.
16. Inwentaryzacja drogą weryfikacji: aktywa i pasywa podlegające weryfikacji, termin przeprowadzenia inwentaryzacji w drodze weryfikacji. Porównanie danych ksiąg rachunkowych z dokumentami, czyli jak udokumentować inwentaryzację w drodze weryfikacji? Uwagi praktyczne.
17. Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów, RIO oraz stanowisko Komitetu Standardów rachunkowości w zakresie inwentaryzacji, KSR nr 11.
18. Najczęściej stwierdzane nieprawidłowości w procesie inwentaryzacji.
19. Inwentaryzacja, a odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
20. Rola i znaczenie instrukcji inwentaryzacyjnej.
21. Instrukcja inwentaryzacyjna – wzór.
22. Porozumienie w sprawie inwentaryzacji jednostki obsługującej z jednostkami objętymi wspólną obsługą – wzór.
23. Podsumowanie. Pytania i odpowiedzi.

Kierownicy jsfp, główni księgowi, skarbnicy, przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej, pracownicy powołani do zespołów spisowych, kontrolerzy spisowi, informatycy, osoby materialnie odpowiedzialne i inne uczestniczące w procesie inwentaryzacji, pracownicy urzędów, szkół i przedszkoli, jednostek obsługujących i objętych wspólną obsługą, jednostek pomocy społecznej, zakładów budżetowych, samorządowych instytucji kultury, a także kontrolerzy wewnętrzni oraz audytorzy, wszystkie osoby uczestniczące w inwentaryzacji w jednostce.

Specjalista i praktyk z zakresu prawa samorządowego, finansów publicznych, rachunkowości budżetowej, inwentaryzacji, odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, kontroli zarządczej i audytu. Doświadczony trener i wykładowca (dwadzieścia lat pracy w jednostkach sektora finansów publicznych). Wieloletni skarbnik gminy, były inspektor kontroli w Regionalnej Izbie Obrachunkowej. Autor kilkudziesięciu publikacji, w tym książkowych, z zakresu finansów publicznych i rachunkowości.