Czynności poprzedzające zamknięcie ksiąg rachunkowych roku budżetowego 2025 i otwarcie 2026 w jednostkach pomocy społecznej

Zakończenie roku w jednostkach budżetowych to złożony proces i pracochłonny okres, związany z licznymi przygotowaniami oraz wdrożeniem wielu procedur wynikających z przepisów dotyczących rachunkowości, którego następstwem mogą być nieodwracalne konsekwencje oraz różne skutki finansowe i prawne. Wymaga więc zachowania zasad wprowadzonych przez ustawodawcę, gwarantujących rzetelność i wiarygodność zgromadzonych danych, na podstawie których będzie możliwe prawidłowe zamknięcie ksiąg rachunkowych oraz rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki w sprawozdaniu finansowym. 

Forum ma na celu uporządkowanie wiedzy uczestników w zakresie czynności poprzedzających zamknięcie roku budżetowego 2025 oaz otwarcie roku 2026 w jednostkach pomocy społecznej, w szczególności w zakresie ujęcia wszystkich zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych jednostki, poprawnego przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji, zasad zamykania i otwierania ksiąg rachunkowych, oraz odpowiedzialności kierownika jednostki, głównego księgowego oraz pracowników merytorycznych, za czynności na poszczególnych etapach i w różnych komórkach organizacyjnych jednostki. 

Wymierną korzyść stanowi obszerny materiał z załącznikami w postaci zarządzenia, instrukcji, harmonogramu czynności i przykładowych księgowań.

1. Odpowiedzialność kierownika jednostki, głównego księgowego i pracowników merytorycznych, za czynności związane z zamknięciem roku budżetowego 2025 i otwarciem 2026.
2. Zasady wstępnego i ostatecznego otwierania i zamykania ksiąg rachunkowych.
3. Zasady ujmowania dowodów finansowo-księgowych dotyczących danego roku obrotowego, określenie daty wpływu i wprowadzenie do ksiąg dokumentów oraz sprawdzenie kompletności i poprawności – przykładowe opisy.
4. Organizacja prac i podział czynności związanych z zamknięciem i otwarciem roku budżetowego – przykładowy harmonogram czynności, które należy wykonać do końca 2025 r. do 15 stycznia 2026, 85 dni i trzy miesiące po dniu bilansowym.
5. Rozliczenie udzielonych zaliczek stałych i jednorazowych.
6. Weryfikacja poprawności i korekta odpisu na ZFŚS – zasady, metody i księgowanie.
7. Umorzenie/amortyzacja – zasady, metody i uproszczenia.
8. Trwała utrata wartości i odpis aktualizujący- zasady i przykłady.
9. Naliczenie i ujęcie w księgach rachunkowych roku 2025 zobowiązań jednostki z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego (trzynastki) – zasady i księgowanie.
10. Wycena składników odpisanych w koszty, a stanowiących zapas na dzień bilansowy.
11. Czynności ewidencyjno – rozliczeniowe przed zamknięciem roku, w tym:
• Weryfikacja dowodów księgowych.
• Rozliczenie dotacji.
• Rozliczenie poniesionych wydatków na inwestycje i przeksięgowanie zakończonych zadań na właściwe konta.
• Analiza zaangażowania środków finansowych w planie jednostki, pod kątem jego wykonania.
• Uzgodnienia syntetyczno – analityczne.
• Naliczenie odsetek i innych wartości ubocznych.
• Koszty na przełomie roku 2025/2026.
10. Inwentaryzacja, jako podstawowa czynność warunkująca poprawne zamknięcie roku i ustalenie wyniku finansowego, w tym:
• Czynności, które należy wykonać przed, w trakcie, jak i po inwentaryzacji;
• Uzgodnienia sald należności z kontrahentami – procedura uzgadniania i usuwania rozbieżności;
• Uzgodnienia sald składników majątkowych powierzonych kontrahentom;
• Wykaz aktywów i pasywów podlegających inwentaryzacji metodą weryfikacji sald wraz z kontami, na których są ujęte;
• inwentaryzacja środków trwałych oddanych do osobistego użytku pracownikom pracującym w trybie zdalnym; 
• weryfikacja sald zamiast spisu z natury i potwierdzenia sald – uwarunkowania do zmiany metody inwentaryzacji na podstawie stanowiska MF;
• wycena i rozliczenie wyników inwentaryzacji – zasady i możliwość stosowania uproszczeń;
• różnice inwentaryzacyjne i sposób ich ujmowania w księgach rachunkowych - przykłady.
11. Postępowanie poinwentaryzacyjne – propozycje rozwiązań, wnioski i rekomendacje.
12. Podstawy prawne i zasady potwierdzania stanu zasobu nieruchomości.
13. Uzgodnienia stanu środków na rachunkach bankowych.
14. Przeniesienie sald kot wynikowych i ustalenie wyniku finansowego za rok 2025.
15. Sporządzenie i kontrola zestawienia obrotów i sald.
16. Termin sporządzenia i składowe sprawozdania finansowego za rok 2025. 
17. Przykładowe zarządzenie w sprawie inwentaryzacyjnej z załącznikami. 
18. Dyskusja.
 

Kierownicy jednostek pomocy społecznej i ich zastępcy, główni księgowi i ich zastępcy, pracownicy działów księgowości oraz inni pracownicy merytoryczni właściwi rzeczowo, członkowie komisji inwentaryzacyjnych oraz biorący udział w różnych czynnościach poprzedzających wstępne i ostateczne zamknięcie roku budżetowego 2025 i otwarcie roku 2026.

Ekonomistka, pedagog, specjalistka z zakresu finansów publicznych, długoletnia księgowa w jst. Autorka artykułów i trener w dziedzinie finansów publicznych oraz rachunkowości. Praktyk, który dzięki swemu wieloletniemu doświadczeniu przekazuje w sposób jasny i przystępny, sprawdzone metody w pracy służb księgowych. Wieloletni ekspert w FRDL wysoko oceniany przez uczestników szkoleń. Od wielu lat z  powodzeniem prowadzi szkolenia dla jsfp, w tym jst i jednostek organizacyjnych z tematów finansów i  rachunkowości.