Podpis elektroniczny i dokumenty elektroniczne - sporządzanie, przyjmowanie, podpisywanie i weryfikacja.

Podczas szkolenia uczestnicy poznają obowiązujące regulacje prawne, zasady pracy z dokumentami elektronicznymi oraz praktyczne sposoby podpisywania i weryfikacji dokumentów. Szkolenie oparte jest na licznych przykładach z działalności jednostek administracji publicznej oraz analizie najczęściej występujących błędów.

• Uporządkujesz wiedzę dotyczącą dokumentów elektronicznych i podpisów elektronicznych.
• Poznasz różnice pomiędzy poszczególnymi rodzajami podpisów elektronicznych oraz skutki prawne ich stosowania.
• Nauczysz się prawidłowo przygotowywać dokumenty do podpisania.
• Dowiesz się, jak poprawnie weryfikować podpisy elektroniczne i interpretować wyniki weryfikacji.
• Poznasz zasady przyjmowania dokumentów elektronicznych wpływających do urzędu.
• Zdobędziesz praktyczną wiedzę dotyczącą archiwizacji dokumentów podpisanych elektronicznie.
• Nauczysz się identyfikować najczęstsze błędy popełniane przez urzędników i interesantów.

1. Wprowadzenie: dokument elektroniczny w administracji:
• Czym jest dokument elektroniczny w rozumieniu prawa.
• „Postać” vs „forma” – poprawna terminologia kancelaryjna i wyjaśnienie istoty różnic.
• Różnice między: skanem, kopią elektroniczną, odwzorowaniem cyfrowym, dokumentem elektronicznym.
• Cykl życia dokumentu elektronicznego w urzędzie.
2. Podpis elektroniczny – rodzaje, skutki prawne, zastosowania:
• Podpis kwalifikowany, zaawansowany, zwykły – różnice techniczne i prawne.
• Podpis osobisty (e‑Dowód) – kiedy można stosować.
• Podpis zaufany – ograniczenia i typowe błędy interpretacyjne.
• Kiedy podpis jest wymagany, a kiedy wystarczy identyfikacja.
• Podpis a pieczęć elektroniczna – rozróżnienie i praktyczne przykłady zastosowania.
3. Sporządzanie dokumentów elektronicznych:
• Jak prawidłowo przygotować dokument do podpisania.
• Format PDF vs DOCX vs XML – co ma znaczenie.
• Zasady konwersji: odwzorowanie cyfrowe, konwersja z mocy prawa, konwersja urzędowa.
• Jak unikać błędów: metadane, kodowanie znaków, integralność pliku.
4. Podpisywanie dokumentów – praktyka:
• Podpisywanie w popularnych narzędziach:
 aplikacje dostawców certyfikatów,
 ePUAP / PZ e‑Podpis,
 Podpis osobisty (eDO App).
• Podpisywanie wieloosobowe: kolejność, warianty, konsekwencje.
• Podpisywanie załączników vs podpisywanie paczki dokumentów.
• Jak rozpoznać, czy dokument wymaga podpisu kwalifikowanego.
• Najczęstsze błędy użytkowników i jak ich unikać.
5. Weryfikacja podpisów elektronicznych:
• Jak sprawdzić podpis:
 weryfikatory dostawców,
 narzędzia online (np. gov.pl).
• Adobe Reader – interpretacja komunikatów.
• Co oznacza: podpis ważny, podpis nieważny, podpis wygasły, podpis odwołany.
• Jak czytać certyfikat: dane osoby, okres ważności, OID, kwalifikacja.
• Jak dokumentować wynik weryfikacji w aktach.
6. Przyjmowanie dokumentów elektronicznych w urzędzie:
• Jak oceniać poprawność dokumentu dostarczonego przez stronę.
• Co zrobić, gdy podpis jest nieprawidłowy lub brak podpisu.
• Jak postępować z dokumentami z systemów zewnętrznych (banki, operatorzy, firmy).
• Zasady przyjmowania dokumentów przez ePUAP, e‑Doręczenia, e‑mail.
7. Archiwizacja i trwałość dokumentów podpisanych elektronicznie:
• Jak przechowywać dokumenty z podpisem – zasady integralności.
• Długoterminowa ważność podpisów (LTV).
• Format XAdES, PAdES, CAdES – co urzędnik powinien wiedzieć.
• Przechowywanie a kontrola NIK / audyt wewnętrzny.
8. Sesja Q&A + analiza przykładów:
• Przegląd realnych przypadków z urzędów.
• Wspólna analiza błędnych podpisów.
• Odpowiedzi na pytania uczestników.

Pracownicy kancelarii ogólnych i punktów kancelaryjnych, sekretariatów, koordynatorzy czynności kancelaryjnych, archiwiści i pracownicy archiwów zakładowych, pracownicy komórek organizacyjnych prowadzących sprawy administracyjne, pracownicy zajmujący się obsługą ePUAP i e-Doręczeń, informatycy i administratorzy systemów teleinformatycznych,osoby odpowiedzialne za elektroniczny obieg dokumentów, kierownicy jednostek i komórek organizacyjnych JST oraz jednostek organizacyjnych.

doktor inżynier, ekspert ds. jakości danych w Centrum e-Zdrowia, były pracownik naukowo-dydaktyczny uczelni częstochowskich i warszawskich, pracownik administracji publicznej (wicedyrektor Centrum e-Zdrowia w Warszawie), doradca Ministra Cyfryzacji oraz pełnomocnik Ministra Zdrowia ds. otwartości danych publicznych. Od 1994 r. zajmuje się informatyzacją administracji publicznej. Współzałożyciel stowarzyszenia „Miasta w Internecie”, sekretarz zarządu Naukowego Centrum-Prawno-Informatycznego, członek zarządu Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego. Autor wielu artykułów, współautor komentarzy do ustaw o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne i ustawy o doręczeniach elektronicznych, a także prelegent na prestiżowych konferencjach dotyczących prawa informatycznego, ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych, interoperacyjności systemów teleinformatycznych.