Wdrożenie efektywnego i prostego mechanizmu ochrony sygnalistów w sektorze samorządowym zgodnie z najnowszymi regulacjami

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii nakłada na podmioty publiczne, w tym samorządy, obowiązek wdrożenia systemu raportowania naruszeń oraz ochrony sygnalistów. Termin na wdrożenie Dyrektywy został wyznaczony na 17 grudnia 2021 roku. W związku z opóźnieniem wdrożenia krajowej regulacji obecnie trwają intensywne pracę nad finalnym brzmieniem krajowej ustawy poświęconej sygnalistom. Oznacza to, że już wkrótce przepisy te nieuchronnie staną się częścią krajowego porządku prawnego. Znajomość wymogów prawnych i praktycznych wskazówek usprawni wdrożenie zgodnego z prawem systemu i wprowadzenie koniecznych zmian w organizacji.

• Przygotowanie uczestników do przestrzegania regulacji prawnych związanych z systemem ochrony sygnalistów. 
• Przekazanie pracownikom aktualnej wiedzy i skutecznych narzędzi zgodnie z nowymi regulacjami krajowymi. 
• Uzyskanie wiedzy w zakresie prawidłowego wdrożenia procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń w ramach danej instytucji oraz ochrony sygnalistów. 
• Zapoznanie się z poszczególnymi etapami wewnętrznego raportowania naruszeń. 
• Dodatkowo każdy z uczestników szkolenia otrzyma kompleksowe materiały obejmujące przykładową procedurę.

I. Informacje wprowadzające – prosty, tani i efektywny system w organizacji jest możliwy:
1.   Wyjaśnienie kluczowych pojęć: sygnalista, whistleblowing, działania odwetowe, dobra wiara, kanały zgłoszeń, incydent. 
2.  Korzyści wynikające z whistleblowingu.
3. Podstawa prawna: Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz przyszła ustawa wdrażająca normy zawarte w Dyrektywie 2019/1937.
4. Postępy w polskiej ustawie o ochronie sygnalistów – ochrona sygnalistów na gruncie nowych przepisów. 
II. Minimalne obwiązki wynikające z Dyrektywy 2019/1937 w kontekście sektora samorządowego
1.   Cel Dyrektywy. 
2. Zakres podmiotowy – jakich podmiotów dotyczą nowe regulacje?
3.   Sygnalista w sektorze publicznym – specyfika (podległość służbowa, lojalność pracownicza, obawy przed stygmatyzacją, lokalne uwarunkowania).
4.  Zakres przedmiotowy – jakie naruszenia mogą być raportowane?
5.  Kanały dokonywania zgłoszeń: wewnętrzne, zewnętrzne oraz ujawnienie publiczne. 
6.   Sygnalista anonimowy – wyzwanie dla organizacji.
III. Procedura dokonywania zgłoszeń – wdrożenie „krok po kroku” – omówienie procedury i poszczególnych etapów postępowania wyjaśniającego:
1.  Wewnętrzny kanał dokonywania zgłoszeń:
a)  Zalety i wady wewnętrznego raportowania (możliwość wykrycia nadużyć w zarodku, poufność, ochrona dobrego imienia organizacji, przystępność, anonimowość, biurokracja, powódź informacyjna, brak wyszkolonych kadr).
b) Podmioty zobowiązane do utworzenia kanałów dokonywania zgłoszeń. 
c) Opracowanie i wdrożenie indywidualnej procedury dokonywania zgłoszeń 
d)  Szkolenia dla pracowników – zebranie oświadczeń o zapoznaniu się z procedurą. 
e)  Podmioty uprawnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych: wyznaczona osoba, wyznaczony dział lub osoba trzecia. 
f)   Wypracowanie modelu przesyłania i odbierania zgłoszeń. 
g)  Gromadzenie i analizowanie dowodów – archiwizacja dokumentów. 
h)  Prowadzenie postępowania wyjaśniającego – specyfika wewnętrznych postępowań wyjaśniających.
i)  Analiza zgłoszenia i plan działania (materiał dowodowy, dialog z sygnalistą, kontakt z zainteresowanymi, skład zespołu wyjaśniającego) .
j)  Prowadzenie rozmów wyjaśniających – kluczowy etap postępowania.
k) Informacje zwrotne udzielane sygnaliście – terminy. 
l)  Wyciąganie konsekwencji i podejmowanie działań naprawczych.
m)  Zgłoszenie organom ścigania.
n) Przygotowanie do kontroli funkcjonowania mechanizmu w organizacji.
2. Ochrona tożsamości sygnalisty. 
3.  Prowadzenie dokumentacji i rejestrów zgłoszeń. 
4.   Dokonanie zgłoszenia w drodze ujawnienia publicznego – szansa czy zagrożenie? 
IV. Środki ochrony sygnalisty:
1. Zakaz działań odwetowych wobec sygnalisty.
2.  Środki ochrony przed działaniami odwetowymi. 
3.   Środki wsparcia sygnalisty.
4.   Wyzwania i wątpliwości związane z ochroną sygnalistów.
V. Możliwość skorzystania z outsourcingu – zlecenie obsługi sygnalistów podmiotowi trzeciemu:
1. Czym jest outsourcing – funkcjonowanie w praktyce.
2.  Zalety i wady platformy IT – jakie funkcjonalności powinny posiadać dostarczane rozwiązania informatyczne. 
3. Doradca prawny i platforma IT – optymalne rozwiązanie dla większej organizacji. 
VI. Ćwiczenie praktyczne:
1.  Przedstawienie fikcyjnego stanu faktycznego.
2.  Omówienie prawidłowego przebiegu dokonania zgłoszenia kanałem wewnętrznym. 
3.  Podsumowanie postępowania wyjaśniającego i czynności naprawczych.

Szkolenie jest zaadresowane do urzędników, pracowników jednostek samorządu terytorialnego, ich organów, spółek komunalnych, wszystkich osób odpowiedzialnych za wdrażanie i utrzymanie procedur organizacyjno - prawnych w jednostce.

Radca prawny, doświadczony szkoleniowiec, doktor nauk prawnych i adiunkt w Instytucie Prawa Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, praktyk prowadzący własną działalność gospodarczą w formie kancelarii prawnej, od ponad 10 lat zajmuje się kompleksową obsługą prawną podmiotów z sektora publicznego i prywatnego oraz NGO, wdrażaniem kodeksów etyki, zagadnieniami mobbingu i dyskryminacji, ochroną pracowników przed działaniami odwetowymi, wdrażaniem procedur sygnalizowania nieprawidłowości, doradztwem w zakresie tworzenia kompleksowych rozwiązań chroniących sygnalistów, przygotowaniem dedykowanych ocen ryzyka, przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz procedurami antykorupcyjnymi, autorka wielu publikacji z zakresu prawa gospodarczego, cywilnego oraz compliance zarówno w języku polskim, jak i angielskim. Na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie wykłada m.in. przedmioty związane z prawem Unii Europejskiej, compliance, przeciwdziałaniem nadużyciom oraz korupcją i praniem pieniędzy. Dysponuje ogromnym doświadczeniem praktycznym popartym rzetelną wiedzą naukową oraz umiejętnościami dydaktycznymi.