Podpis elektroniczny i pieczęć elektroniczna w pracy urzędu w aspekcie Ustawy o e-doręczeniach

• Ustawa o doręczeniach elektronicznych wprowadziła przepisy dotyczące:
- obowiązkowego korzystania z doręczeń elektronicznych przez jednostki administracji publicznej,
- wykorzystania kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz kwalifikowanej pieczęci elektronicznej w procesach doręczania pism drogą elektroniczną.
Podpis elektroniczny zapewnia tożsamość osoby składającej podpis na dokumencie, co jest kluczowe w procesach administracyjnych i prawnych. Pieczęć elektroniczna służy do uwierzytelniania dokumentów urzędowych, które nie wymagają podpisu konkretnej osoby, lecz są autoryzowane przez instytucję. Oba narzędzia mają moc prawną równą tradycyjnym podpisom i pieczęciom, co pozwala na prowadzenie pełnej komunikacji elektronicznej w zgodzie z prawem.
• Podczas proponowanego szkolenia wskażemy krok po kroku, jak w prawidłowy sposób stosować oraz weryfikować podpis elektroniczny i pieczęć elektroniczną obowiązywania Ustawy o e-doręczeniach.

• Zapoznanie się z rodzajami podpisu elektronicznego oraz pieczęci elektronicznej i prawidłowością ich zastosowania.
• Nabycie umiejętności prawidłowej weryfikacji podpisów złożonych na dokumencie.
• Zdobycie wiedzy, jak postępować, gdy pojawia się informacja o podpisie nieprawidłowym, nieważnym oraz o braku możliwości weryfikacji.
• Zapoznanie się z metodami podpisywania dokumentów w systemie e-doręczenia oraz zrozumienie, dlaczego jest to ważne.
• Uzyskanie odpowiedzi między innymi na pytania:
- Kiedy stosować podpis i pieczęć elektroniczną?
- Jak podpisywać dokumenty podpisem kwalifikowanym?
- W jaki sposób weryfikować podpis elektroniczny i co w przypadku braku możliwości jego weryfikacji?
- Jak wykorzystać podpis zewnętrzny i zaufany w e-doręczeniach?

1. Podstawa prawna zastosowania podpisów i pieczęci elektronicznych:
• Doręczanie dokumentów elektronicznych. W jakich sytuacjach ma zastosowanie elektroniczna skrzynka podawcza lub skrzynka do e-doręczeń?
• Zakres niezbędnych informacji do opublikowania na stronach podmiotowych Biuletynów Informacji Publicznej.
• Kiedy stosujemy podpisy i pieczęcie elektroniczne.
• Sporządzanie pism w formie dokumentów elektronicznych.
• Sporządzanie kopii pism otrzymanych w postaci elektronicznej.
• Wymiana dokumentów pomiędzy podmiotami realizującymi zadania publiczne.
2. Podpisywanie dokumentów i weryfikacja poprawności podpisów:
• Podpisywanie dokumentów podpisem kwalifikowanym.
• Podpisywanie dokumentów podpisem kwalifikowanym w plikach formatu PDF.
• Podpisywanie wielu dokumentów.
• Weryfikacja podpisu – sposoby.
• Negatywna weryfikacja podpisu- sposób postępowania, skutki.
• Brak możliwości weryfikacji podpisu- sposób postępowania, skutki.
• Podpisywanie dokumentów na platformie.
• Weryfikacja dokumentów.
• Podpisywanie Podpisem Zaufanym.
• Weryfikacja Podpisu Zaufanego.
• Przedłużanie ważności i unieważnianie Podpisu Zaufanego.
• Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – zastosowanie.
• Weryfikacja ważności pieczęci elektronicznej.
3. Przykłady zastosowania podpisu i pieczęci w praktyce.
4. Posumowanie, pytania i odpowiedzi.

Szkolenie jest skierowane do szerokiego grona pracowników JST, aby zapewnić kompleksowe wdrożenie narzędzi cyfrowych i przygotowanie urzędów do wymogów Ustawy o doręczeniach elektronicznych.
Zapraszamy kadrę zarządzającą JST, sekretarzy, pracowników sekretariatów, kancelarii, referencji, specjalistów do spraw cyfryzacji i informatyki, pracowników posługujących się podpisem elektronicznym lub pracujących w systemach EZD, e-doręczenia.

Dyplomowany archiwista, czynny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. Specjalista w zakresie dostępności cyfrowej i architektonicznej, biegła znajomość standardu WCAG 2.1. Posiada wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń z zakresu archiwizacji dokumentacji, systemów teleinformatycznych (w szczególności EPUAP2), prawa archiwalnego, administracyjnego, ochrony danych osobowych oraz zarządzania dokumentem i podpisem elektronicznym dla administracji publicznej.