Sygnaliści i ich ochrona oraz procedura zgłoszeń wewnętrznych. Wzory, dokumentów i zarządzenia. Kontrola zarządcza i zarządzanie ryzykiem w samorządowym żłobku/ klubie dziecięcym od strony praktycznej. - LFŻiKD

Szanowni Państwo,
FRDL RO w Lublinie zaprasza na stacjonarną sesję konsultacyjno-szkoleniową w ramach Lubelskiego Forum Żłobków i Klubów Dziecięcych

TEMATEM WIODĄCYM będzie: Sygnaliści i ich ochrona oraz procedura zgłoszeń wewnętrznych. Wzory, dokumentów  i zarządzenia – wszystko co należy  wiedzieć.

Od 25 września wszystkie placówki objęte przepisami ustawy o ochronie sygnalistów są zobligowane do stworzenia systemów umożliwiających pracownikom anonimowe zgłaszanie wszelkich nieprawidłowości. Oznacza to, że pierwsi sygnaliści, czyli osoby zgłaszające przypadki naruszeń norm etycznych lub prawnych, takie jak mobbing czy dyskryminacja, pojawili się w polskich szkołach już we wrześniu. Jest to pierwszy krok w budowaniu kultury bezpieczeństwa i transparentności w środowisku szkolnym. Sygnaliści mają trzy możliwości dokonywania zgłoszeń nieprawidłowości. Jedną z nich są zgłoszenia wewnętrzne. Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada obowiązek wprowadzenia procedury umożliwiającej anonimowe zgłoszenia.

Sygnaliści mają trzy możliwości dokonywania zgłoszeń nieprawidłowości. Jedną z nich są zgłoszenia wewnętrzne. Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada obowiązek wprowadzenia procedury umożliwiającej anonimowe zgłoszenia. W trakcie proponowanego modułu uczestnicy zaznajomią się z dokumentacją, którą mają obowiązek wdrożyć w swojej jednostce. W pytaniach i odpowiedziach najczęściej pojawiających się w tej tematyce przekażemy praktyczne umiejętności pozwalające na sprawne wypełnianie nowych obowiązków. Uczestnicy będą pracować na aktualnej dokumentacji w zakresie ochrony sygnalistów, otrzymają wzorcowe materiały.

Zatem zapraszamy do udziału w szkoleniu, w czasie którego przyjrzymy się z bliska powyższym obszarom. Dobór problematyki, w zamyśle organizatorów, ma stanowić wsparcie merytoryczne w realizacji wyzwań, które stoją przed oświatową kadrą kierowniczą, ale również ma być okazją do wymiany doświadczeń i przykładów dobrych praktyk.
Do udziału zapraszamy również pracowników realizujących zadania organów prowadzących i nadzorujących żłobki i kluby dziecięce.

Temat dodatkowy: Kontrola zarządcza i zarządzanie ryzykiem w samorządowym  żłobku/ klubie dziecię-cym od strony praktycznej. Procedury, dokumenty, cele, zadania i monitoring i zarządzanie ryzykiem.

Instytucje opieki nad dziećmi do lat 3 - to podmioty szczególne ze względu na adresatów, którym dedykują swoje usługi (dzieci) i charakter prowadzonej działalności a tym samym ze względu na specyfikę zatrudnianych w nich pracowników. Rodzic oddający swoje dziecko pod opiekę żłobka oczekuje wysokiego standardu realizacji usługi i to we wszystkich obszarach. Jednym z zadań dyrektora takiej instytucji oraz organu prowadzącego jest zrealizowanie tych oczekiwań. Ponadto obowiązkiem tych pierwszych jest wdrożenie zgodnie z przepisami procedur kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem. Wokół tej problematyki narosło wiele kontrowersji i wątpliwości, stąd potrzeba kompleksowej analizy zagadnienia kontroli zarządczej zobrazowanej przykładami praktycznymi.

Sygnaliści i ich ochrona oraz procedura zgłoszeń wewnętrznych.
Wzory, dokumentów i zarządzenia – wszystko co należy wiedzieć.

Podczas szkolenia przekażemy wiedzę dot. dostosowania jednostki  do przepisów dotyczących ochrony sygnalistów i przedstawimy: 
•kluczowe pojęcia dotyczące ochrony sygnalistów
•obowiązki nakładane na podmioty zobowiązane do stworzenia kanałów zgłoszenia naruszeń prawa
•praktyczne wskazówki w zakresie wdrożenia procedury ochrony sygnalistów 
•mechanizmy identyfikowania  osób zaangażowanych  w proces obsługi zgłoszeń naruszenia prawa.
•mechanizmy dostosowania jednostki  do przepisów dotyczących ochrony sygnalistów, w tym za-pewnienie poufności sygnalistom.
Dla zobowiązanych ustawą podmiotów oznacza to:
• stworzenie i wdrożenie całkowicie nowych procedur wewnętrznych określających zasady ochrony sygnalistów,
• powołanie nowego stanowiska (Compliance Officera) w organizacji,
• uruchomienie kanałów wewnętrznych niezbędnych do zgłaszania naruszeń przez sygnalistę, gwa-rantujących mu bezpieczeństwo przed negatywnymi konsekwencjami dokonania takiego zgłoszenia (np. zwolnienie, wstrzymanie awansu, degradacja, nieprzedłużenie umowy o pracę zawartej na czas określony). Podczas konferencji  omówimy zasady funkcjonowania sygnalisty  w jednostce, w tym procedury dla pracodawcy.
Wskażemy:
• Kogo można uznać za sygnalistę?
• Jakie uprawnienia ma zgłaszający naruszenie prawa w administracji publicznej?
• Na jakich zasadach dokonuje się zgłoszeń wewnętrznych, zewnętrznych i ujawnienia publicznego?
• Kto powinien zajmować się obsługą zgłoszeń w jednostce?
• Jak prowadzić postępowanie wyjaśniające?

Cele i korzyści
• Uczestnik dowie się  krok po kroku, jak wdrożyć oraz realizować w praktyce procedury ochrony sygna-listów w swojej jednostce .
• Pozna również obowiązki nakładane na podmioty zobowiązane do stworzenia kanałów zgłoszenia na-ruszeń prawa oraz dowie się szczegółów na temat sposobów zapewnienia poufności sygnalistom.
• Zdobędzie praktyczną umiejętność rozwiązywania typowych problemów związanych z obsługą zgłoszeń naruszenia prawa.

Kontrola zarządcza i zarządzanie ryzykiem w samorządowym żłobku/ klubie dziecięcym od strony praktycznej. 
Procedury, dokumenty, cele, zadania i monitoring i zarządzanie ryzykiem

• Wskażemy, jak kontrola zarządcza powinna być właściwie zorganizowana i prowadzona, aby spełniała swoje cele strategiczne i operacyjne i była efektywna.
• Podpowiemy jakie są dokumenty wymagane, a także te zalecane i fakultatywne wynikające z dobrej praktyki wspomagające proces zarządzania.
• Przeanalizujemy te aspekty systemu, które są najczęściej kontrolowane przez RIO i NIK.
• Omówimy, jak prowadzić monitoring kontroli zarządczej oraz kto powinien sporządzić oświadczenie o stanie kontroli i jak je prawidłowo wypełnić.
• Przedstawimy procedurę określania celów i zadań jednostki opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 , mierniki efektywności działania oraz sposób tworzenia systemu zarządzania ryzykiem do wyznaczonych celów i zadań.

Korzyści
• Zdobycie, uzupełnienie i uporządkowanie wiedzy z zakresu procesu kontroli zarządczej w jednostce opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 .
• Zdobycie wiedzy o koniecznych w procesie kontroli zarządczej dokumentach.
• Poznanie zasad ustalenia celów i zadań.
• Zdobycie wiedzy z zakresu monitoringu i zarządzania ryzykiem.
• Zapoznanie z przykładami gotowych powierzeń skutkujących odpowiedzialnością pracowników, również z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych za powierzone do realizacji zadania.
• Poznanie najczęściej popełnianych błędów i nieprawidłowości w prowadzeniu i monitoringu kontroli zarządczej.
• Otrzymanie obszernych materiałów szkoleniowych w tym: prezentacji oraz wzorów dokumentów opracowywanych w procedurze kontroli zarządczej w jednostce.
• Poznanie odpowiedzi na kluczowe i najczęściej pojawiające się pytania oraz wątpliwości:
 - Jak efektywnie ustalać cele i zadania w jednostkach?
 - Jakie są zasady określania wskaźników/mierników efektywności działania?
 - Co daje zarządzanie ryzykiem i w jaki sposób należy je przeprowadzić w jednostce?
 - Jakie są praktyczne przykłady celów, zadań, wskaźników/mierników i ryzyk w samorządowych żłobkach/ w klubach dziecięcych.

PROGRAM Sygnaliści i ich ochrona oraz procedura zgłoszeń wewnętrznych. Wzory, dokumentów  i zarządzenia – wszystko co należy  wiedzieć.

1. Ustawa o ochronie sygnalistów – kluczowe zmiany.
2. Nowe obowiązki związane z ochroną sygnalistów - które podmioty zatrudniające obejmą?
3. Poziom zatrudnienia na potrzeby stosowania nowych przepisów?
4. Termin wdrożenia obowiązków 
5. Czy obsługa zgłoszeń anonimowych będzie obowiązkowa?
6. Kim jest sygnalista w  żłobku  i czym się zajmuje?
7. Kto może być sygnalistą?
8. Kto i jak jest chroniony w obliczu nowej ustawy o ochronie sygnalistów?
9. Kiedy dyrektor ma obowiązek wprowadzić procedury ochrony sygnalistów w jednostce opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 ?
10. W jaki sposób określamy liczbę pracowników – czy liczba osób zatrudnionych czy w przeliczeniu na pełne etaty i czy do liczby zatrudnionych osób wliczane są osoby zatrudnione na umowach cywilno-prawnych?
11. Poufność a anonimowość sygnalisty – różnice oraz co oznaczają w praktyce dla sygnalistów i praco-dawców?
12. Obowiązki pracodawcy podczas procesu wdrożeniowego - wprowadzanie realnych procedur ochrony sygnalistów.
13. Ochrona sygnalistów w jednostce.
14. Zgłoszenia sygnalistów
15. Jakie są kanały zgłaszania nieprawidłowości?
16. Kanał wewnętrzny
17. Kanał zewnętrzny
18. Ujawnienie publiczne
19. Zgłoszenia wewnętrzne sygnalisty
20. Zapewnienie możliwości zgłoszeń wewnętrznych
21. Jakie dokumenty i procedury musi wprowadzić jednostka?
• Procedury ogólne
• Regulamin zgłoszeń nieprawidłowości
• Czy należy uaktualnić Regulamin pracy
• Czy pracodawca jest zobowiązany konsul-tować wprowadzenie zmian ze związkami zawodowymi
• W jakim Terminie wchodzi w życie proce-dura zgłoszeń wewnętrznych
• Czy oświadczenie o zapoznaniu z procedurą przechowywać w aktach osobowych
• Ochrona osób dokonujących zgłoszeń, a także osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz osób powiązanych ze zgłaszającym.
• Zapisy obligatoryjne a fakultatywne w pro-cedurach wewnątrzzakładowych praco-dawcy
• Prawidłowe wyznaczenie osób przyjmujących zgłoszenia w organizacji.
• Okres rozpatrywania zgłoszeń w procedurze
• Efektywny proces zgłaszania naruszeń w organizacji.
• Jakie zapisy procedury rozpatrywania zgłoszeń są najważniejsze i powinny się znaleźć w pro-cedurze
• Rozszerzenie katalogu spraw, które mogą być przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego o te-matykę naruszeń regulaminów wewnętrznych, czasu pracy, mobbingu itp.
• Zgłoszenie poufne a zgłoszenie anonimowe
• Zgłaszanie nieprawidłowości oraz działania następcze z zachowaniem poufności danych
• Spersonalizowany, w pełni bezpieczny i intuicyjny system obsługi zgłoszeń i naruszeń.
22. Zgłoszenia wewnętrzne sygnalisty
23. Zapewnienie możliwości zgłoszeń wewnętrznych
24. Ustalenie procedury zgłoszeń po konsultacjach
25. Procedura zgłoszeń wewnętrznych – wejście w życie
26. Obowiązek informowania o procedurze zgłoszeń wewnętrznych
27. Procedura zgłoszeń wewnętrznych – co określa?
28. Przykładowa procedura zgłoszeń  wewnętrznych dla żłobka/ klubu dziecięcego
29. Zgłoszenie ustne sygnalisty
30. Zgłoszenie pisemne sygnalisty
31. Rozpatrywanie zgłoszeń sygnalisty
32. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych
33. Kary
34. Co to jest zgłoszenie zewnętrzne?
35. Różnica między zgłoszeniem zewnętrznym a wewnętrznym.
36. Organy jednostek samorządu terytorialnego jako zobowiązane do wprowadzenia procedury zgłoszeń zewnętrznych
37. Dyskusja i konsultacje z wykładowcą.

PROGRAM Kontrola zarządcza i zarządzanie ryzykiem w samorządowym  żłobku/ klubie dziecięcym od strony praktycznej.  Procedury, dokumenty, cele, zadania i monitoring i zarządzanie ryzykiem

1. Wstęp. Kontrola zarządcza w świetle aktualnych unormowań ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, w tym:
• Definicja ustawowa, cel i zakres kontroli zarządczej oraz znaczenie dla jednostki.
• Wymagane uregulowania wewnętrzne.
• Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (najważniejsze elementy), komunikat Nr 6 Ministra Finansów z dnia 6.12.2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem.
• Kontrola zarządcza, a zakres odpowiedzialności:
- za sprawy finansowe, rachunkowość,
- zamówienia publiczne,
kierownika jednostki, głównego księgowego oraz pracowników (w związku z delegowanymi zadaniami). Wskazanie przykładów gotowych powierzeń skutkujących odpowiedzialnością pracowników również z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych za powierzone do realizacji zadania.
• Wybrane aspekty odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych kierownika jednostki, głównego księgowego i pozostałych pracowników w tym: wybrane czyny, wybrane aspekty prowadzonego postępowania o naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
• Dokumenty w kontroli zarządczej: obligatoryjne, zalecane, fakultatywne.
 2. Monitoring kontroli zarządczej:
• Podstawowe narzędzia kontrolne wykorzystywane w monitoringu:
- monitoring procedur, celów/zadań oraz mierników (wskaźników).
• Stosowane dokumenty.
• Samoocena kontroli zarządczej i rozliczanie z osiągniętych celów.
 3. Nadzór sprawowany w ramach kontroli zarządczej nad jednostkami organizacyjnymi jst:
• Metody bezpośredniego nadzoru.
• Pozostałe mechanizmy kontrolne stosowane w nadzorze.
• Dokumentowanie realizowanego nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi.
 4. Oświadczenie (zapewnienie) o stanie kontroli zarządczej:
• Gotowe wzory oświadczeń o stanie kontroli zarządczej oraz unormowania rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej. W jakim zakresie może mieć ono zastosowanie do jednostek samorządu terytorialnego?
• Jak wypełniamy oświadczenie? Co powinno, a co może zawierać?
• Kto musi, a kto może i do kiedy składać oświadczenie o stanie kontroli zarządczej?
 5. Podstawa kontroli zarządczej czyli:
• Cele strategiczne i operacyjne.
• Odpowiednie ustalenie zadań jakie jednostka będzie realizować w danym roku. Kto powinien je określać i na jakim stopniu szczegółowości?
• Określenie osób odpowiedzialnych za ich realizację. Zakresy czynności,
• Praktyczne przykłady celów, zadań dotyczących jednostek samorządu terytorialnego w zakresie kontroli zarządcze.
 6. Określanie mierników/wskaźników realizacji celów/zadań w kontroli zarządczej:
• Różnica między miernikiem, a wskaźnikiem. Kiedy je stosujemy, wartości docelowe?
• Główne grupy mierników/wskaźników, w tym: efektywności, skuteczności, wydajności, oszczędności, satysfakcji.
• Kto przygotowuje mierniki/wskaźniki? Kto je zatwierdza?
• Zadania z jednym i wieloma miernikami/wskaźnikami?
• Monitorowanie i ocena realizacji wyznaczonych mierników/wskaźników, sprawozdawczość.
• Praktyczne przykłady z miernikami/wskaźnikami z jednostek samorządu terytorialnego.
 7. Proces zarządzania ryzykiem do celów i zadań określonych przez jednostki. Praktyczne przykłady z JST w zakresie przykładowych ryzyk oraz ich analizy i wyceny, zostaną również zaprezentowane przykłady rejestrów ryzyka:
• Zarządzanie ryzykiem - sposoby realizacji. I metody identyfikacji.
• Analiza i wycena ryzyk w zakresie prawdopodobieństwa wystąpienia oraz wpływu/skutku na realizację zadań.
• Właściciele ryzyk. 
• Ryzyko nieodłączne i rezydualne.
• Poziom ryzyka akceptowalnego, a poziom ryzyka dopuszczalnego – apetyt na ryzyko.
• Reakcja na ryzyko. Tworzenie rejestru ryzyka. Gotowe rozwiązania.
 8. Kontrola zarządcza.
 9. Jakie aspekty kontroli zarządczej są kontrolowane przez RIO i NIK i w jakim zakresie?
 10. Podsumowanie.

Dyrektorzy publicznych i niepublicznych żłobków, osoby kierujące klubami dziecięcymi, pracownicy urzędów gmin nadzorujących sprawy opieki nad dziećmi do lat 3 w samorządach, przedstawiciele gmin planujących otwarcie żłobka, pracownicy centrów usług wspólnych oraz inni pracownicy odpowiedzialni za w/w obszar.

Doświadczony wykładowca, prawnik, współpracownik kancelarii adwokackiej we Wrocławiu, ekspert z zakresu prawa pracy w oświacie, zarządzania edukacją, finansów publicznych, konsolidacji obsługi wspólnej w administracji publicznej. Trener szkoleń z zakresu prawa oświatowego, zarządzania oświatą. Ekspert, trener i autor materiałów w projekcie Doskonalenie Strategii Zarządzania Oświatą na poziomie regionalnym i lokalnym – etap II, absolwent Training Reform Education of Management. Konsultant i doradca korporacji samorządowej – związku gmin, wykładowca uczelni wyższej. Redaktor opinii prawnych publikowanych w systemie INFOR.