Instrukcja kancelaryjna w administracji publicznej. System tradycyjny i EZD

Wdrożenie w jednostce systemu elektronicznego zarządzania dokumentem to w najbliższym czasie największe wyzwanie administracji publicznej, szczególnie tam, gdzie dotychczas funkcjonuje wyłącznie system tradycyjny. Podkreślenia wymaga jednak fakt, że bez właściwego stosowania systemu tradycyjnego w danej jednostce nie da się bezproblemowo przejść na system elektroniczny. Zapraszamy Państwa na stacjonarne szkolenie, podczas którego prowadząca omówi oba systemy prowadzenia dokumentacji w Urzędzie, ich zalety i wady, a przede wszystkim sposoby wdrażania zmian, które nieuchronnie się zbliżają. Omówimy zasady prowadzenia i archiwizowania dokumentacji w Urzędzie, obiegu dokumentu, rejestrowania i znakowania, roli EZD w tym zakresie i sposobu przygotowania pism wychodzących.

• Omówienie obiegu dokumentów w obu systemach tradycyjnym i elektronicznym, sprawne przejście na system elektroniczny oraz wykorzystanie systemu obiegu dokumentów do nowych zasad wynikających z przepisów o e-doręczeniach, e-fakturze czy e-zamówieniach publicznych.
• Omówienie zasad i nabycie umiejętności, jakie muszą być wdrożono i zdobyte, aby sprawnie i harmonijnie przejść do nowej ery w administracji publicznej – EZD.
• Zapoznanie z kierunkiem zmian w zakresie postępowania z dokumentami elektronicznymi i dokumentami sporządzonymi w postaci innej niż elektronicznej.

1. Elementy prowadzenia dokumentacji w systemie elektronicznym i tradycyjnym, w tym zadania najwyższego kierownictwa:
• Zadania kierownika podmiotu w zakresie nadzoru nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych – w tym zakres jego odpowiedzialności oraz możliwości w delegowaniu uprawnień.
• Najważniejsze definicje/określenia użyte w instrukcji.
• Rejestracja wpływów do Urzędu.
• Znakowanie spraw.
• Sposób rejestracji spraw (w tym prowadzenie spisu spraw, zakładania teczek aktowych, prowadzenie teczek zbiorczych, przedmiotowych i podmiotowych – ich praktyczne stosowanie).
• Elementy jakie powinno zawierać pismo załatwiające sprawę oraz egzemplarz a/a), stosowanie formuły „otrzymują/do wiadomości”, rola kierownika w zakresie poprawności językowej i formy przygotowywanych dokumentów.
• Postępowanie z przesyłkami wpływającymi do Urzędu w postaci elektronicznej (przesyłki wpływające do Urzędu na informatycznym nośniku danych, drogą poczty elektronicznej, e-PUAP), czy kierownictwo może wydawać polecenia e-mailem.
• Stosowanie pieczęci w Urzędzie, w tym zasady stosowani z ”up i wz”.
• Dekretacja, jako jedna z podstawowych form kontroli zarządczej, rodzaje dekretacji, skróty dyspozycyjne, nakładanie obowiązków poprzez określenie ich w dekretacji, datowanie i wyznaczanie realizatorów powierzonych zadań, wykorzystywanie dekretacji zastępczej wykonywanej przez podległych pracowników, zalety czy wady, cofanie błędnych dekretacji.
• Akceptacja wielostopniowej, jako jedna z form kontroli wewnętrznej funkcjonalnej wynikającej z pełnionych funkcji kierowniczych, kontrola terminowości i poprawności merytorycznej przygotowanych dokumentów.
• Jednolity rzeczowy wykaz akt (budowa i praktyczne stosowanie).
• Archiwizacja dokumentacji zakończonej, standardy porządkowania, ewidencjonowania, technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych, w tym zakres odpowiedzialności najwyższego kierownictwa za pracę Archiwum i sprawozdanie z jego działalności.
• Przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, a stosowanie instrukcji kancelaryjnej, w szczególności w części dotyczącej Jednolitego rzeczowego wykazu akt i kwalifikator dokumentacji tj.: budowa wykazu akt, podstawowe zasady rozbudowy/zmian w wykazach akt, kwalifikator dokumentacji jako forma uzupełnienia wykazu akt.
• Nadzoru nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych.
2. Elektroniczne Zarządzanie Dokumentem w świetle nowych praktyk wykorzystywania systemu EZD jako systemu wspomagającego system tradycyjny:
• Zasady korespondencji dwutorowej: tradycyjnej i elektronicznej w jednej sprawie.
• Elektroniczny obieg a obieg papierowy.
• Wykorzystanie ePUAPu w elektronicznej skrzynce podawczej oraz podpisu elektronicznego.
• Potwierdzanie za zgodność dokumentów elektronicznych oraz weryfikacja podpisu elektronicznego, stosowanie pieczęci w tym zakresie.
• Problemy z terminowością załatwianych spraw za pośrednictwem ePUAPu a UPO – tematyka związana z powtarzającymi się awariami systemu.
• E-doręczenia – co i kiedy będą oznaczać?

Pracownicy kancelarii i sekretariatów, działów organizacyjnych, koordynatorów czynności kancelaryjnych, osoby odpowiedzialne za dokumentację w podmiotach prowadzących archiwa zakładowe i składnice akt w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych.

Były wieloletni pracownik Urzędu Wojewódzkiego – zastępujący kierownika Oddziału Kontroli. Od 2009 roku pracowała na stanowisku Kierownika Referatu Organizacyjnego Urzędu Miasta w Białymstoku, gdzie do września br. piastowała stanowisko Zastępcy Dyrektora Departamentu Organizacyjnego i Nadzoru. Obecnie zajmuje się organizacją oświaty w Mieście Białystok, jako Zastępca Dyrektora Departamentu Edukacji. W ramach obowiązków, na co dzień zajmuje się kontrolą przestrzegania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników Urzędu oraz obiegu dokumentów w urzędzie w tym obiegu elektronicznego, nadzorem nad Kancelarią Ogólną Urzędu oraz nadzorem nad Archiwum Zakładowym Urzędu. W ramach nadzoru najmuje się też zadaniami związanymi z organizacją Urzędu (regulaminy, procedury, informacja publiczna, zarządzenia, interpelacje radnych itp.) W związku z powierzonymi zadaniami przeprowadza systematycznie szkolenia urzędników z zakresu realizacji zadań związanych z obiegiem dokumentów i stanowi wsparcie dla koordynatora czynności kancelaryjnych, będącego kierownikiem tegoż Archiwum. Wykładała w Wyższej Szkole Administracji Publicznej w Białymstoku w zakresie kontroli w administracji publicznej oraz wiedzy na temat instrukcji kancelaryjnej jednostek administracji publicznej (tej dotyczącej materiałów jawnych, jak też kancelarii tajnych, ochrony danych osobowych oraz dostępu do informacji publicznej), obecnie prowadzi zajęcia z instrukcji kancelaryjnej na Uniwersytecie w Białymstoku w ramach studiów podyplomowych z zakresu administracji publicznej. Poza instrukcją kancelaryjną prowadzi szkolenia z dostępu do informacji publicznej czy zasad wykonywania kontroli, a w czasie wdrażania zasad kontroli zarządczej prowadziła również szkolenia z tego zakresu.