Instrukcja kancelaryjna i jednolity rzeczowy wykaz akt. Zarządzanie dokumentacją pod kątem audytów i kontroli zewnętrznych oraz wdrożenia EZD

Państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne, nawet te najmniejsze, nie mogą pozwolić sobie na dowolność w prowadzeniu biurowości. Prawidłowe okresy przechowywania danych oraz przestrzeganie zasad ograniczonego przechowywania, integralności i rozliczalności są nierozerwalnie związane z zarządzaniem dokumentacją w jednostce administracji publicznej, w tym znajomością procedur kancelaryjnych i stosowaniem jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz procedury brakowania tj. rozliczania się z dokumentacją nieprzydatną w podmiocie. Obieg dokumentacji powinien odbywać się ściśle wg reguł wynikających z instrukcji kancelaryjnych obowiązujących w konkretnym podmiocie. Poprawne korzystanie z narzędzi i prawidłowe rozpoznawanie instrumentów kancelaryjnych stanowi również gwarancję płynnego wdrażania i stosowania elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD). Zagadnienia kancelaryjne i obieg dokumentacji w szeregu jednostek organizacyjnych poddawane są w ostatnim czasie audytom pod kątem ich przygotowania do wdrożenia do 2026 r. obligatoryjnie EZD. Ponadto postępowanie z dokumentacją podlega ustawowej kontroli służby archiwalnej.
Zapraszamy Państwa na szkolenie z zakresu procedur postępowania z dokumentacją pod kątem przygotowania do kontroli i audytów, podczas którego nasz ekspert, wysoko ceniona przez uczestników szkoleń za jasny sposób przekazywania treści, omówi szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowania z dokumentacją w urzędzie, przy uwzględnieniu charakterystyki stanowisk pracy, odpowiedzialnych za prowadzone sprawy.

• Analiza zasad obowiązującego systemu kancelaryjnego bezdziennikowego, uwzględniając realizację czynności kancelaryjnych w systemie tradycyjnym, wspomaganym elektronicznie lub w EZD.
• Analiza procesu tworzenia i nowelizacji Jednolitych Rzeczowych Wykazów Akt i gromadzenia dokumentacji zgodnie z nimi z uwzględnieniem aktualnych wytycznych służby archiwalnej. Problem monitorowania aktualności wykazu akt i diagnozowanie potrzeby zmian.
• Omówienie zasad klasyfikacji dokumentacji i ustalania okresów przechowywania dokumentacji, z uwzględnieniem przepisów RODO oraz prawa pracy.
• Wyjaśnienie etapów tworzenia akt sprawy i ewidencjonowania dokumentacji w urzędzie.
• Przedstawienie poszczególnych prac porządkowych i opisów czynności z nimi związanych.
• Omówienie odpowiedzialności osób, na poszczególnych stanowiskach pracy za wytwarzaną dokumentację.
• Zwrócenie uwagi na konieczność powołania zespołów do wdrożenia EZD w jednostce organizacyjnej oraz potrzebę wyznaczenia liderów do monitorowania problemów kancelaryjno-archiwalnych.
• Uzyskanie kompletu wzorcowych formularzy, niezbędnych przy ewidencjonowaniu dokumentacji.
• Usystematyzowanie i uporządkowanie wiedzy z zakresu zarządzania dokumentacją w urzędzie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie i zasadami określonymi w instrukcji kancelaryjnej.
• Uzyskanie wiedzy jak właściwie korzystać z instrukcji kancelaryjnej i interpretować jej zapisy.
• Zwrócenie uwagi na wpływ i wysyłkę przesyłek pod kątem wprowadzenia e-doręczeń.

1.  Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją, w tym omówienie planowanych zmian w Ustawie archiwalnej odnoszących się przede wszystkim do dokumentów elektronicznych i odwzorowań cyfrowych.
2. Treści aktów prawnych w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych:
a. obowiązki jednostek, które wybiorą system elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD);
b. obowiązki jednostek, które wybiorą system tradycyjny.
3. Jednolity rzeczowy wykaz akt – tworzenie znaków spraw, klasyfikacja dokumentacji.
4. Kwalifikacja archiwalna i kategorie archiwalne dokumentacji z uwzględnieniem wytycznych Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych z 2020 i 2021 r. Problem rozbudowy i zmian wykazów akt.
5. Instrukcja kancelaryjna - przepisy ogólne:
a. postępowanie z dokumentacją spraw niezakończonych, wytworzoną i zgromadzoną w podmiotach przed dniem wejścia w życie rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt;
b. nadzór nad dokumentacją w jednostce;
c. bezdziennikowy system kancelaryjny (spis spraw, znak sprawy, teczki rzeczowe, itp.);
d. dokumentacja tworząca akta sprawy (znak sprawy).
6. Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym i EZD:
a. organizacja obiegu dokumentów;
b. przyjmowanie, otwieranie, rejestrowanie, kontrola zawartości, przesyłek papierowych;
c. czynności przy wpływach: przekazanych pocztą elektroniczną, elektroniczną skrzynką podawczą (ESP) i na informatycznym nośniku;
d. załatwianie spraw: dekretacja, rejestracja spraw (spis spraw, znak sprawy), zakładanie teczek, redagowanie projektów pism, akceptacja, wysyłka pism w postaci papierowej i elektronicznej, rejestry przesyłek; dokumentacja spraw załatwianych ustnie, obieg wewnętrzny, dołączanie dokumentów do akt spraw;
e. przechowywanie dokumentacji spraw zakończonych w komórkach organizacyjnych;
f. dokumentacja spraw zakończonych, skład chronologiczny i skład informatycznych nośników danych.
7. Postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki lub jednostki organizacyjnej.
8. Tryb przekazywania dokumentacji na nośniku papierowym akt spraw zakończonych z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego.
9. Postępowanie z dokumentacją w momencie reorganizacji i likwidacji podmiotu.
10. Archiwum zakładowe, a registratura i „archiwa wydziałowe”, outsourcing archiwalny.
11. Kodeksowa odpowiedzialność za utratę, ukrycie, uszkodzenie lub nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji.
12. Dyskusja, pytania.

Pracownicy kancelarii i sekretariatów, działów organizacyjnych, koordynatorzy czynności kancelaryjnych, osoby odpowiedzialne za dokumentację w podmiotach, prowadzących archiwa zakładowe i składnice akt w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych.

specjalista ds. zarządzania dokumentacją, doktor nauk humanistycznych z zakresu historii najnowszej i archiwistyki, biegły sądowy, pracowała w administracji państwowej, prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o czasie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.