Sygnalista to osoba zgłaszające naruszenia prawa Unii w JST. Dyrektywa o sygnalistach zostanie wdrożona w grudniu 2021 r. Grudzień będzie również terminem, w którym najpóźniej powinny zostać wdrożone procedury dotyczące ochrony sygnalistów.
Dyrektywa reguluje ochronę osób, które dokonują zgłoszeń nieprawidłowości i naruszeń, o których uzyskały informacje w kontekście związanym z pracą. Przewiduje się możliwość zgłaszania nieprawidłowości trzema kanałami:
1)wewnętrznym (w ramach organizacji tj. Urzędu ) - założeniem dyrektywy jest, by zachęcać do składania zgłoszeń tymi kanałami, zanim zostaną skierowane do organów zewnętrznych, jeśli naruszeniu można skutecznie zaradzić wewnątrz organizacji, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych,
2)zewnętrznym (do właściwego organu) lub
3)w drodze ujawnienia publicznego (w ostateczności, jeśli wcześniej dokonano zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego i nie zostały podjęte żadne działania).
Podczas szkolenia omówione zostaną nowe obowiązki pracodawców tj:
1)Utworzenie wewnętrznego kanału i opracowanie procedur, przy wykorzystaniu których pracownicy będą mieli możliwość dokonywania zgłoszeń naruszeń.
2)Wprowadzenie procedury ochrony sygnalistów.
3)Prowadzenie rejestru zgłoszeń - dyrektywa określa zasady jego prowadzenia.
4)Zapewnienie ochrony sygnalistom.
5)Przeszkolenie wszystkich pracowników w kontekście nowo wprowadzonej funkcji sygnalisty.
6)Opracowanie materiałów informacyjnych dotyczących funkcjonujących w jednostce kanałów zgłoszeń.
Również omówiona zostanie dokumentacja w związku z obowiązkiem:
1)opracowania i wdrożenia procedury anonimowego zgłaszania naruszeń,
2)wskazania osoby odpowiedzialnej za odbieranie zgłoszeń,
3)określenia sposobu odbierania zgłoszeń,
4)określenia sposobu ochrony pracownika dokonującego zgłoszenia, zapewniającego co najmniej ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania,
5)określenia sposobu ochrony danych osobowych pracownika dokonującego zgłoszenia oraz osoby, której zarzuca się dokonanie naruszenia, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych,
6)określenia zasad zachowania poufności w przypadku ujawnienia tożsamości sygnalisty, gdy jego tożsamość jest możliwa do ustalenia,
7)określenia rodzaju i charakteru działań następczych podejmowanych po odebraniu zgłoszenia,
8)określenia terminu usunięcia przez instytucje obowiązane danych osobowych zawartych w zgłoszeniach.
Polityka Ochrony Sygnalistów – dokument określający środki ochrony dla osób zgłaszających nieprawidłowości oraz sankcje za podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalistów. Projekt ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych (przewidujący, jak już wspomniano, kary nawet do 60 mln zł) sugeruje, że również w przypadku ustawy dedykowanej sygnalistom sankcje za podejmowanie działań odwetowych lub niewypełnienie obowiązków związanych z wdrożeniem systemu zgłaszania nieprawidłowości mogą być bardzo dotkliwe.
Należy podkreślić, iż niezwykle ważną kwestią, którą należy zaznaczyć jest aspekt edukacyjny i budowanie w pracownikach przekonania, że sygnalizowanie problemów nie jest „skarżeniem", lecz wpływa na poprawę bezpieczeństwa funkcjonowania pracodawcy. Ponadto warto przekonywać, że zgłoszenie wewnętrzne jest lepszym rozwiązaniem niż zgłoszenie zewnętrzne - zgłoszenie zewnętrzne zawsze wiąże się z ryzykiem wyciągnięcia konsekwencji przez organ.
FORA SAMORZĄDOWE